भले ही 2026 में व्हाट्सएप, ईमेल और डिजिटल हस्ताक्षर जैसी तकनीकें मौजूद हैं, फिर भी टेलीफोन लाइन के माध्यम से कागजी संदेशों का उपयोग पुराना लगता है। फिर भी, फैक्स अस्तित्व में बना हुआ है, और इसके काम करने का सिद्धांत इंजीनियरिंग की एक छोटी सी सीख प्रस्तुत करता है।
प्रक्रिया स्कैनर से शुरू होती है। कागज को रोलर्स पर फीड किया जाता है और प्रकाश से रोशन किया जाता है, जो आज सबसे अधिक एलईडी होता है। सेंसर प्रत्येक बिंदु से परावर्तित प्रकाश की मात्रा को मापता है। प्रकाश कागज से होकर नहीं गुजरता है, जैसा कि कई लोग सोचते हैं; चमकीले क्षेत्र बहुत अधिक प्रकाश परावर्तित करते हैं, जबकि गहरे क्षेत्र लगभग कुछ भी नहीं करते हैं। नतीजतन, बिंदुओं का एक ग्रिड बनता है, आमतौर पर क्षैतिज रूप से लगभग 200 डॉट्स प्रति इंच और लंबवत रूप से 100 डॉट्स प्रति इंच रिज़ॉल्यूशन के साथ। प्रत्येक बिंदु या तो काला होता है या सफेद, यानी 1 या 0, बिना आधे रंगों के।
इस कच्चे ग्रिड को भेजना धीमा होगा, इसलिए फैक्स डेटा को संपीड़ित करता है। 'सफेद, सफेद, सफेद' सैकड़ों बार रिकॉर्ड करने के बजाय, सिस्टम '300 लगातार सफेद बिंदुओं' जैसी कोई चीज़ दर्ज करता है। चूंकि पत्र में अक्सर बहुत अधिक खाली जगह होती है, इसलिए डेटा की बचत महत्वपूर्ण होती है।
इसके बाद मॉडेम काम में आता है, जो बिट्स को मॉड्यूलेटेड ध्वनियों में परिवर्तित करता है। इससे पहले कि ऐसा हो, दोनों उपकरण एक विशिष्ट तेज स्वागत संकेत उत्सर्जित करते हैं। वे लाइन द्वारा सहन की जाने वाली गति पर सहमत होने के लिए टोन का आदान-प्रदान करते हैं, जो मॉडल और लाइन की गुणवत्ता के आधार पर 2400 से 33600 बिट प्रति सेकंड तक भिन्न होती है। एक पृष्ठ को भेजने में कुछ सेकंड से लेकर एक मिनट तक का समय लगता है। प्राप्त करने वाले छोर पर डिवाइस विपरीत प्रक्रिया करता है: यह ध्वनियों को वापस बिट्स में परिवर्तित करता है, डेटा को डीकंप्रेस करता है और छवि को बिंदु दर बिंदु पुनर्स्थापित करता है।
प्रिंटिंग विभिन्न तरीकों से की जा सकती है। क्लासिक थर्मल पेपर, जो रोल में बेचा जाता है, डाई से ढका होता है जो गर्मी के संपर्क में आने पर गहरा हो जाता है। प्रिंटिंग हेड में छोटे हीटिंग तत्व होते हैं जो स्याही या टोनर का उपयोग किए बिना पृष्ठ 'बनाते' हैं। इस कारण से कागज सस्ता होता है, लेकिन यही कारण है कि पुराना फैक्स समय के साथ फीका पड़ जाता है और उपयोगकर्ता की उंगलियों पर गंदगी लगाता है। अधिक आधुनिक मॉडल सामान्य प्रिंटर की तरह इंकजेट या लेजर प्रिंटिंग का उपयोग करते हैं।
फैक्स का विचार फोन से कहीं अधिक पुराना है। 1843 में, स्कॉटिश घड़ीसाज़ एलेक्जेंडर बेन ने एक ऐसी प्रणाली का पेटेंट कराया जो छवि को स्कैन करती थी और सिंक्रनाइज़्ड पेंडुलम की मदद से दूर तक उसे पुन: प्रस्तुत करती थी। 1865 में, इतालवी जॉवानी कैसेली ने फ्रांस में इस प्रकार की पहली वाणिज्यिक सेवा खोली, जिसने पेरिस और लियोन को जोड़ा। हालांकि, अंतरराष्ट्रीय डिजिटल मानक, जिसे ग्रुप 3 के नाम से जाना जाता है, के आगमन के बाद ही फैक्स 1980 के दशक में वास्तव में हिट हुआ, जिसने ट्रांसमिशन को काफी तेज कर दिया।
आज इंटरनेट ने फैक्स को केंद्र बिंदु से हटा दिया है, लेकिन इसे पूरी तरह से समाप्त नहीं किया है। इसका अभी भी विभिन्न देशों के अस्पतालों, नोटरी कार्यालयों, कानूनी कार्यालयों और सरकारी संस्थानों में उपयोग किया जाता है, जहां पुराने प्रोटोकॉल और विधायी आवश्यकताएं इस आदत को बनाए रखती हैं। इन 'फैक्स' का एक बड़ा हिस्सा वास्तव में कागज का उपयोग नहीं करता है: ये सेवाएं नेटवर्क के माध्यम से दस्तावेज़ प्राप्त करती हैं, T.38 प्रोटोकॉल का उपयोग करती हैं, और इसे ईमेल में पहुंचाती हैं। तार बदल गया है, लेकिन बेन का सिद्धांत प्रासंगिक बना हुआ है।