वित्त ने हमेशा केवल लेनदेन के लेखांकन से परे कार्य किए हैं; वे योजना, नियंत्रण, कोषागार प्रबंधन, जोखिम मूल्यांकन और निर्णय लेने में शामिल होते हैं। हालांकि, वित्तीय गतिविधियों की प्रणालियों में वित्तीय टीमों की भागीदारी की डिग्री बदल रही है।
आज ग्राहक की भुगतान जानकारी कई घटकों से गुजर सकती है: वेबसाइट या एप्लिकेशन, भुगतान प्रणाली, बिलिंग प्लेटफॉर्म, बैंक खाता और अकाउंटिंग सिस्टम, इससे पहले कि यह वित्तीय रिपोर्ट में दिखाई दे। यदि ये सिस्टम एक दूसरे के साथ इंटरैक्ट नहीं करते हैं, तो किसी को मैन्युअल रूप से अंतराल को भरना पड़ता है: लेनदेन की जाँच करना, डेटा स्थानांतरित करना, रिपोर्ट अपलोड करना और रिकॉर्ड का मिलान करना।
जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है, प्रबंधन अधिक जटिल होता जाता है। वित्तीय टीमें इन प्रक्रियाओं के डिजाइन में सक्रिय रूप से भाग लेना शुरू कर देती हैं। वे डेटा स्रोतों का विश्लेषण करते हैं, डेटा कहाँ जाना चाहिए, किन चरणों को स्वचालित किया जा सकता है और विभिन्न सिस्टम को एक साथ कैसे काम करना चाहिए।
हालांकि वित्तीय नियंत्रण, पारदर्शिता और निर्णय लेने की जिम्मेदारी वित्त के पास ही रहती है, लेकिन इस कर्तव्य का पालन करने के लिए तेजी से उन प्रणालियों की समझ की आवश्यकता होती है जो संख्याओं के पीछे हैं। एक विशिष्ट भुगतान पर विचार करें: ग्राहक ऑनलाइन बिल का भुगतान करता है। इस भुगतान को दर्ज किया जाना चाहिए, खाते को अपडेट किया जाना चाहिए, पैसा सही बैंक खाते में भेजा जाना चाहिए, और अंततः लेनदेन को लेखांकन रिकॉर्ड के साथ मेल खाना चाहिए।
जब प्रत्येक चरण एक अलग सिस्टम में होता है, तो वित्तीय टीमों को मैन्युअल काम में बहुत समय खर्च करना पड़ सकता है। एक समान स्थिति तब उत्पन्न होती है जब व्यवसाय सब्सक्रिप्शन, आवर्ती भुगतान, भुगतान लिंक, मार्केटप्लेस या भौतिक बिक्री बिंदुओं को जोड़ता है। इसके अलावा, वित्त को वापसी, विवादों, निपटान, भुगतानों और कई बैंकिंग संबंधों का प्रबंधन भी करना पड़ता है।
इस प्रकार, भुगतान अलग-अलग संचालन की एक श्रृंखला से व्यापक वित्तीय कार्यप्रवाह का हिस्सा बन जाते हैं। तकनीक दोहराए जाने वाले काम का कुछ हिस्सा संभाल सकती है, लेकिन इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि यह वित्तीय टीमों को पूरे कार्यप्रवाह को समग्र रूप से देखने की अनुमति देती है। प्रश्न उठते हैं: क्या एक सफल भुगतान स्वचालित रूप से खाते को अपडेट कर सकता है? क्या भुगतान जानकारी बिना दोबारा डाले अकाउंटिंग सिस्टम में जा सकती है? क्या एक असफल लेनदेन लगातार निगरानी के बिना अगले चरण को शुरू कर सकता है?
ये प्रश्न इस बारे में हैं कि वित्तीय प्रक्रियाओं को कैसे काम करना चाहिए, और तकनीक उन्हें साकार करने में मदद कर सकती है। लेखांकन और वित्तीय नियंत्रण कार्यों के केंद्र में बने रहते हैं, लेकिन वित्तीय पेशेवरों को डेटा, डिजिटल सिस्टम और इस बात के साथ काम करने के लिए भी तैयार रहना चाहिए कि जानकारी उनके बीच कैसे चलती है।
Wolters Kluwer 2025 के सर्वेक्षण के अनुसार, जो भारत में 100 वरिष्ठ वित्तीय अधिकारियों के बीच किया गया था, 74% ने डिजिटल परिवर्तन को प्राथमिकता दी, और 66% ने वर्कफ़्लो स्वचालन को प्राथमिकता दी। सर्वेक्षण ने खंडित प्रणालियों और अलग-थलग डेटा को भी वित्तीय टीमों के लिए समस्याओं के रूप में उजागर किया।
वित्तीय पेशेवरों को सॉफ्टवेयर डेवलपर बनने की आवश्यकता नहीं है। हालांकि, उन्हें उस सिस्टम की क्षमताओं को समझना आवश्यक है जहां प्रक्रिया में विफलता होती है और दो सिस्टमों के बीच सूचना के आदान-प्रदान की आवश्यकता होने पर क्या होना चाहिए।
चूंकि नियमित काम स्वचालित हो रहा है, वित्तीय टीमें विश्लेषण, योजना, समस्या-समाधान और व्यवसाय के अन्य विभागों के साथ बातचीत पर अधिक समय दे सकती हैं। यह उन्हें प्रक्रियाओं के निर्माण, विभिन्न प्रणालियों को जोड़ने और उन स्थानों के बारे में निर्णय लेने के करीब भी लाता है जहां प्रौद्योगिकी सुधार ला सकती है।
एपीआई विभिन्न सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोगों को जानकारी का आदान-प्रदान करने और एक दूसरे के साथ इंटरैक्ट करने की अनुमति देता है। वित्तीय टीमों के लिए, इसका मतलब है कि भुगतान से संबंधित भुगतान जानकारी भुगतान प्लेटफॉर्म पर रुकनी नहीं चाहिए। लेनदेन संबंधी जानकारी खातों, बहीखाता, ऑर्डर या ग्राहक रिकॉर्ड को संसाधित करने वाली प्रणालियों में भेजी जा सकती है।
उदाहरण के लिए, ग्राहक द्वारा भुगतान पूरा होने के बाद, यह लेनदेन संबंधी जानकारी दूसरे एप्लिकेशन में जा सकती है जो संबंधित वित्तीय रिकॉर्ड को अपडेट करेगा या कार्यप्रवाह के अगले चरण को शुरू करेगा। Zoho Payments REST-आधारित एपीआई प्रदान करता है, जो व्यवसायों को अपने अनुप्रयोगों में भुगतान कार्यक्षमता को एकीकृत करने की अनुमति देता है। यह वेबहुक का भी समर्थन करता है, जो सफल या असफल भुगतान, वापसी और भुगतानों जैसी घटनाओं के बारे में वास्तविक समय में सूचनाएं भेजता है।
वित्त के लिए मूल्य इस बात में निहित है कि ये कनेक्शन व्यवसायों को क्या करने की अनुमति देते हैं। संग्रह, बिलिंग और मिलान अलग-अलग कार्यों के बजाय एक एकीकृत कार्यप्रवाह बन सकते हैं जिनके लिए सिस्टम के बीच जानकारी स्थानांतरित करने की आवश्यकता होती है। एक प्रक्रिया जो कई दर्जन लेनदेन को संसाधित करते समय काम करती है, ग्राहकों, खातों, भुगतान विधियों और बैंकिंग लेनदेन की संख्या बढ़ने पर एक बाधा बन सकती है। अधिक मैन्युअल काम त्रुटियों और विसंगतियों के लिए अधिक अवसर भी बनाता है।
जुड़े हुए सिस्टम व्यवसायों को मैन्युअल श्रम में आनुपातिक वृद्धि के बिना बड़ी मात्रा को संसाधित करने में मदद करते हैं। वे सिस्टम के बीच मैन्युअल जानकारी स्थानांतरण की आवश्यकता को कम करते हैं, विसंगतियों को सीमित करते हैं और वित्तीय टीमों को वित्तीय गतिविधि पर बेहतर दृश्यता प्रदान करते हैं। Zoho Payments ऐसे जुड़े हुए दृष्टिकोण का एक उदाहरण है। Zoho Books के साथ उपयोग किए जाने पर, भुगतान जानकारी लेखांकन कार्यप्रवाह में प्रवेश कर सकती है, जिससे व्यवसाय को प्राप्तियों को रिकॉर्ड करने, निपटान को ट्रैक करने और लेनदेन का मिलान करने में मदद मिलती है।
अधिक विशिष्ट आवश्यकताओं वाले उद्यमों के लिए, एपीआई मौजूदा अनुप्रयोगों और कार्यप्रवाहों में भुगतान कार्यक्षमताओं को जोड़ने का एक अलग तरीका प्रदान करते हैं। लक्ष्य यह है कि भुगतान, चालान और मिलान एक साथ काम करें, न कि अलग-अलग कार्यों के रूप में देखे जाएं। यह वित्तीय टीमों को इस बात पर अधिक नियंत्रण दे सकता है कि वित्तीय जानकारी व्यवसाय में कैसे चलती है, जबकि लेनदेन की मात्रा बढ़ने पर मैन्युअल हस्तक्षेप की आवश्यकता कम हो जाती है। वित्तीय टीम अभी भी किताबें बंद करेगी, नकदी का प्रबंधन करेगी और रिपोर्टिंग को नियंत्रित करेगी, लेकिन संभावना है कि उसे यह निर्धारित करने में बड़ी भूमिका मिलेगी कि कौन सी प्रणालियाँ जुड़ी होनी चाहिए, किन कार्यों को स्वचालित किया जाना चाहिए और वित्तीय डेटा व्यवसाय के एक हिस्से से दूसरे हिस्से में कैसे चलता है। वित्त आईटी नहीं बनता है, लेकिन संख्याओं को समझना तेजी से उन प्रणालियों को समझने जैसा होता है जो उन्हें स्थानांतरित करती हैं।